珠海市律師協會財務報銷制度及報銷流程(試行)
珠海律師網 2019-06-26

珠海市律師協會財務報銷制度及報銷流程(試行)

2019年4月12日珠海市律師協會七屆九次理事會會議通過)

 

第一章 總則

第一 為加強內部管理,規范財務報銷行為,合理控制費用支出,制定本制度。

第二條 本制度根據相關的財務制度及實際情況,將財 務報銷分為日常費用、活動經費及專項工作經費支出等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。

 

第二章 日常費用、活動經費、專項工作經費

使用和報銷要求及流程

第三條  日常費用主要包括差旅費、交通費、接待費、會議及培訓費等。活動經費指協會及委員會舉辦的大型活動使用的經費。專項工作經費指協會就某一個專項工作開展活動設立的經費。在一個預算期間內,各項費用的累計支出原則上不得超出預算。

第四條  日常費用、活動經費及專項工作經費使用規定:申請委員會/申請人填報活動經費請示(填表前,應先與相關秘書處領導或會領導溝通征求意見)→分管秘書初審→由副秘書長/秘書長審核→分管副會長及會長審核簽批。

經費請示(含經費預算)的書寫基本要求:必須列明申請款項的內容、參加人數、按照會議或培訓費管理辦法的綜合定額標準計算的預算申請金額、付款方式(原則上以支票或轉賬方式付款,特殊情況經審批后方可使用現金;轉賬的,必須注明分幾張支票或者分幾筆匯款,匯款的必須附上收款單位的銀行資料)。

如通過第三方承辦會務的,必須簽訂協議或合同,由相關負責人審核、簽名。

第五條  費用報銷的一般規定

(一)報銷人必須取得相應的合法票據(相關規定見發票管理制度),且發票背面有經辦人簽名,除發票外,還需要提供有關佐證材料,如購物清單、簽到表、有收款單位蓋章的費用清單等。

(二)填寫費用報銷單應注意:根據費用性質填寫對應單據,如《費用/支出報銷單》;嚴格按單據要求項目認真填寫,注明附件張數;金額大小寫須完全一致(不得涂改);簡述費用用途的內容或事由。

(三)報銷 5000 元以上現金的需提前兩天通知財務,以便備款。

第六條  費用報銷的一般審批流程:報銷人對提供的票據抬頭、項目、金額,真偽等進行初審、整理、粘貼后填寫對應的《費用/支出報銷單》并附經批準的申請方案或批示文件填報銷單→分管秘書初審→副秘書長/秘書長審核→呈分管副會長、分管財務副會長及會長審核簽批。

第七條 差旅費報銷要求及流程

(一)城市間交通費、住宿費、餐費、市內交通費的費用標準: 按照《珠海市律師協會差旅費管理辦法》執行。

(二)費用標準的補充說明

1.住宿費報銷時必須提供住宿發票,實際發生額未達到住宿標準金額,不予補償;超出住宿標準部分由報銷人自行承擔。實際出差天數的計算以所乘交通工具出發時間到返回時間為準。

2.出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。

(三)報銷流程

1.出差申請:出差人員先填寫《出差審批單》,詳細注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預計差旅費用項目等,出差審批表由分管副秘書長/秘書長或分管副會長、分管財務副會長及會長批準。

2.借支差旅費:出差人員將審批后的《出差審批單》交財務部,按借款管理規定辦理借款手續,出納按規定支付所借款項。

3.返回報銷:出差人員應在回單位后十個工作日內辦理報銷事宜,根據差旅費用標準填寫《支出報銷單》,分管秘書初審,副秘書長/秘書長審核,分管副會長、分管財務副會長審批簽批;原則上前款未清者不予辦理新的借支。

第八條  接待費、會議及培訓費等其他報銷要求及流程

(一)費用標準

1.接待費:按照《珠海市律師協會接待費管理辦法》執行,所有接待必須填寫《接待審批單》(詳見附件 3),經審批后方可安排接待;接待活動結束后,應當如實填寫接待清單,并由相關負責人審簽。接待清單包括接待對象的單位、姓名、職務和公務活動項目、時間、場所、費用等內容。

2.會議及培訓費:按照《珠海市律師協會會議(培訓)費管理辦法》執行。市律協舉辦各類會議及培訓實行綜合定額標準,分項核定、總額控制。綜合定額標準是制定開支的上限,各項費用可以調劑使用,在綜合定額控制內據實報銷。

(二)報銷流程

1.接待費由經辦人按日常費用報銷一般規定及一般流程辦理報銷手續。

2.會議及培訓費由經辦人根據審批程序及報銷程序辦理報銷手續。

3.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。

 

第三章  借款有關規定及借款流程

第九條  借款有關規定

(一)出差借款:出差人員憑審批后的《出差審批單》

(見附件 1)按批準額度辦理借款,出差返回十個工作日內辦理報銷還款手續。

(二)其他臨時借款,如講課費、記者勞務費等,借款人員應及時報賬,其他借款原則上不允許跨月借支。

(三)各項現金借款金額超過 5000 元應提前兩天通知財務備款。

(四)借款銷賬規定:借款銷賬時應以借款申請單為依據,據實報銷,超出申請表范圍使用的,須經分管副會長、分管財務副會長及會長批準,否則財務人員有權拒絕銷賬。

(五)借款未還者原則上不得再次借款,逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。

第十條   借款流程

(一)借款人按規定填寫《借款單》(見附件 2),注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致,不得涂改)、轉賬或現金。

(二)審批流程:借款人借款必須填寫《借款單》→委員會主任簽字→分管秘書審核簽字→由借款人呈秘書長簽批→出納付款簽字。

(三)出納付現金:借款人借現金的可憑審批后的《借款單》到財務部出納處辦理領款手續。

 

第四章 審批權限

第十一條  開支報銷實行分級審批報銷制度。

(一)市律協委員會預算內的所有活動方案和經費預算必須 經過分管會領導審批,監事會預算內的活動方案和經費預算 由監事長審批,除此之外,已列入理事會審議通過的年度財務預算內支出項目的按照分級審批原則履行相關手續:

1000元及以下的,事前報秘書長或分管會領導及分管財務審批,費用報銷時由分管秘書審核并報秘書長或分管會領導同意。

1000元以上3000元及以下的,事前報秘書長、分管會領導審批,費用報銷時由分管秘書初核、秘書長審核并報分管會副會長及分管財務副會長同意。

3000元以上的,事前須報秘書長、分管會領導、會長審批,費用報銷時由分管秘書初核、秘書長審核并報分管會副會長、分管財務副會長及會長同意。

(二)實際工作中如果需要執行計劃外的任務并發生必要的費用(即預算外支出),應按以下不同情形進行審批:

5萬元及以下的,事前須經會長辦公會審議通過,并以會議紀要形式立項,費用報銷由分管秘書初核、秘書長審核并報分管會副會長、分管財務副會長及會長同意。

5萬元以上 30 萬元及以下的,事前須經理事會審議通過,并以會議紀要形式立項,費用報銷由分管秘書初核、秘書長審核并報分管會副會長、分管財務副會長及會長同意。

30萬元以上的,事前須經律師代表大會審議通過,費用報銷由分管秘書初核、秘書長審核并報分管會副會長、分管財務副會長及會長同意。

 

第五章 附則

第十二條  本制度由理事會制定并負責解釋。

第十三  本制度自理事會通過之日起施行。

 

 

 

附件: 1.《出差審批單》

2.《借款單》

3.《接待審批單》


附件1

珠海市律師協會出差審批單


 

出差人

 

出差部門

 

出差地點

 

接洽單位

 

 

 

時間

日起

 

 

備注

 

日止

 

 

 

 

 

出差

事由

 

交通工具

(單位派 車、公共交通工具、自駕車)

 

 

 

 

領導

審批

 

 

同意出差。

 

 

 

 

 

 

 簽名:

 日期:

 


 

 

 

 

附件2

借款單


   

工作部門

 

借款人姓名

 

職務

 

 

 

借款金額

 

轉賬□

 

(大寫)  拾 萬 仟 佰 拾 元 角 

 

 

現金□

 

(大寫)  拾 萬 仟 佰 拾 元 角 

 

 

 

 

借款事由

 

 

預計還款或報銷日期

 

 

收款單位

 

 

收款單位銀行名稱

 

 

收款單位賬號

 

 

 

 

領導意見

 

 

委員會主任                 分管秘書               出納


附件3

 

珠海市律師協會接待審批單


 

 

申請部門

 

 

經辦人

 

 

類型

 

用餐( )住宿( )其他( )

 

事由

 

 

時間

 

被接待單位

 

 

人數

 

預算金額

 

 

備注

 

 

 

 

處領導批示

 

 

 

 

會領導批示

 


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